我的部属怀孕了。我虽然很为她高兴，但是我不知道该如何与她沟通。

　　我该如何分配产假期间的工作，才不会让团队的人觉得不公平？我该如何的表达关心，才不会让她觉得我把她看成不同的人？我该如何交办工作，才不会让大家觉得我让孕妇压力太大？

　　部属提出产假申请后，主管应该如何安排工作，才能确保团队运作顺畅、不受影响？

　　虽然产假长达两个月，但是其实有很充分的时间可以做团队心理与工作分配的准备，因为怀孕时间长达9个月后才会请假，不是两天或一个星期之后就要请长假。

　　在安排工作上，我一知道员工怀孕，就会先与她一起检视她所有的工作内容，并把工作分成两大类，一类是绝对不可以或缺的，就是在两个月中如果没有人做这工作，会影响整体运作；另一类就是可以等两个月假期结束再继续的工作。这样的分类可以先把处理的困难缩小，只要再将不可或缺的工作分配给其它同事就好。

　　在分配工作时，应该考量那些因素？如何避免让其它部属觉得不公平？

　　主管大概知道每个部属的工作内容、工作量，也知道每样工作所需要的时间。在我与部属沟通工作分配之前，其实我已经差不多决定好了。

　　如果请产假的不是直属部属，我会先与她的主管讨论，请主管用能力而不是用时间来建议工作的分配，因为产假是两个月，应该不用考虑工作淡、旺季节因素。我会请主管先提出一位在能力上最适合的人与一位次佳人选，然后再考量最佳人选最近是否在进行特别项目或是工作量特别大，如果没有这些情况，再与他沟通分担工作。

　　我规划人力有个重要原则，就是尽可能不要让某件工作只有某个人知道怎么做，即使是非常复杂的工作，也尽可能安排让另一位同事了解，也许不是由他来负责做。这就像不要把所有鸡蛋放在一个篮子里的道理，如果有工作是只有一个人会做，我碰到请假时的解决方法就很少。

　　外商企业员工的工作量都蛮紧的，如果把请产假的员工不可或缺的工作完全移转到其它人身上，一定会出现工作过重的情况。所以，我会将非常技术性、例行性的、不需要了解事业内容的工作外包或是请临时聘雇来做。

　　在运用临时聘雇时，也可以有不同的期望。我曾经碰过正考虑下半年要部门扩编时有部属请产假，我就把请临时聘雇当作是提前招募新人。如果临时聘雇在两个月中表现不错，就把她纳入成为正式员工，如果做得不好，就当作是试用失败。

　　所以，其实在与员工沟通工作分配之前，我已经规划出雏形，更重要的是如何与员工沟通。

　　该如何与员工沟通？

　　我沟通工作分配时，除了会与要分担工作的人沟通，我还会做宣布。不用非常正式的宣布，可能就是在某个会议中顺带提到：我们有一件喜事发生，大家也要准备好迎接这个喜讯，恭喜某位同事怀孕，她将在几个月后请产假，原有的工作未来即将要分配给谁，我非常的感谢那位同事这样的帮助我。

　　这样的宣布是要传达给大家很重要的讯息：我们是一个团队，今天有位同事生产，她需要有人帮忙，所以我们帮助她。每个人在一生里面都会发生不一样的事情，你可能不是生产而是别的事情，也会需要有人帮忙，大家是彼此帮助的。

　　另一个传达的重点是，被分配分担工作的人，不可以觉得自己是被惩罚的，不是因为他的工作比较闲，所以要多分担工作。我要让大家都知道，分担工作的同事他愿意做额外的工作帮助我、帮助大家、帮助公司，让生产的同事没有后顾之忧。这样那位同事才不会觉得“为什么是我？”“我接受额外的工作得到什么好处？绩效表现不会比较好，也没有加薪。”

　　其实，有个简单的方法就可以知道工作分配公不公平，或是沟通好不好。只要看到请完产假的新妈妈回到办公室之后与大家相处都很好，工作分配就应该没有问题。如果有人觉得不爽，请假的人回来后的人际关系一定会改变。

　　是应该一公开怀孕的消息就分配工作，还是等到接近产假的时候再分配？

　　绝对不是等到产假前再分配。我们很多的紧张都是因为事情突如其来，来不及应变。所以，如果能够提早让大家知道有什么事情会发生、什么时候将接手什么工作，接工作的人一方面能够在心理上准备好，另一方面也能够在同事请产假前，尽可能跟他交接，就不会慌乱，交接期间碰到任何情况，同事都还在身边可以随时解答，也就可以减少未来产假两个月中的问题。

　　其实，产假造成工作混乱，很多时候是大家不愿意面对事实、不想做准备，一直等到同事真的请假去生产了，大家就开始慌张不知道该怎么办，工作丢出来也没有人愿意接。就算要外包或是找临时聘雇，也没有时间找个好的人选。

　　虽然怀孕9个月听起来有很长的准备时间，但是孕妇有时会有突发状况，该如何应变？

　　如果身体不适的状况比较严重，当然要让她休养，我会把她的情形告知她同部门的同事，然后与人力资源部门讨论是否可以用留职停薪的方式处理，再把她的工作分配出去。因为我已经从她一告知怀孕就开始准备分配工作，临时发生状况问题也不会太大，就是加速原本要接手她工作的人上手，只是把原来9个月的交接准备，缩到可能只有2、3个月。如果要接手工作的人因为时间缩短而慌张，我就会找临时雇员或是兼职人员分担或备用，一方面是让孕妇安心静养，另一方面也让临时要接工作的人知道公司愿意提供资源协助他。

　　对管理者而言，不论是找临时聘雇或是外包来处理这临时状况，当然都是额外的支出，但是我觉得这是应该的花费，因为维持资产本来就是要投资。除非员工的表现原本就不好、甚至原来就不想慰留，只要觉得这员工还是公司的资产，就值得花钱维持。就像汽车也需要保养、一般员工也需要教育训练，这样短时间的投资，可以让组织安定、持续运作。

　　其实，所有同事都会看着主管如何处理，如果主管没有处理好、造成工作混乱，下次如果有同样事情发生，要再请同事帮忙，大家就不愿意参与了，大家都会记得上一次那个人的下场如何。

　　而且老实说，这样的花费不会很大，其它地方省一下就有了，但是员工却是要长长久久相处的。

　　生产是很大的改变，甚至会改变人的生活重心或优先级。有些员工会迟疑告诉主管怀孕的消息，担心会影响自己的工作机会。有些主管也觉得难开口问部属产后是否有不同的生涯考量，好象歧视她们。双方应该沟通这样的问题吗？如何沟通比较好？

　　我觉得重点在主管，要看主管平时的态度。如果部属对主管的印象是不论碰到任何问题或困难，都可以诚实的与主管讲，而且相信主管会用公平的态度予以重视，他们就会主动表达。

　　我甚至有一位部属，是在面试的时候，主动告诉我她怀孕了，但是非常紧张我的反应。其实，这样反而让我有很好的印象，显示她不会隐瞒事情的性格，这在财务与会计工作上是很重要的特质。或许有些主管或组织不重视，让人因为诚实而离开，但是也许下一次就会碰到欣赏诚实的主管。

　　主管当然要了解部属的生活优先级，但是重点是什么时候问。主管绝对不是在一知道部属怀孕的时候、或是部属刚请完产假回来的时候，询问是否需要调整工作。我的经验是主管要先观察一段时间，观察员工每日的工作、绩效表现有什么变化、行为举止有什么不一样，是不是出现工作到期应该交的却经常交不出来，或是经常看到她不再开心，就是发觉她不再是过去那样的人，再找机会询问。

　　我过去有个部属生产回来后，就变得经常匆匆忙忙的跑来跑去、下班就像逃难一样拎了皮包就走、讲话时也像心有旁骛。我观察到她的改变后，就找个机会进一步了解她的生活。我问她：你的小孩子怎样？然后就把问题谈开来了。她告诉我她的小孩子体重下降，让她非常痛苦，不知道生小孩后回来工作是不是正确的决定，但是她又喜欢这份工作，可是上班就无法回家喂奶，真不知道怎么办才好。

　　我谈这个问题是先站在分析事实的角度，我先了解她的生活、小孩状况，然后我再以女性的角度，告诉她小孩的成长只有一次，错过就没有第二次，工作永远可以再找。同时，我也很明白的说，公司不是慈善事业，需要员工有所贡献。但是，第一次我就谈到这里。我告诉那位部属：我们先就此打住，彼此都回去考虑一下。我这样说是因为我先起了个头，但是不希望她在没有准备的情况下，被迫立刻要做出留或不留的决定，让她回去想一想。最后我们想出了调整的方式。

　　曾经有主管反应，碰过部属在产假期间提出生活优先级改变要在假期结束后离职，让主管有被占便宜的感觉。主管需要先预防这个情况，以免措手不及吗？

　　我不把产假当作特例。其实这样的例子也可能发生在其它情况下，例如有人虽然签了到职信，但是在上任前一天才通知改变决定要放弃这个工作，或是有人休了长假之后，就决定要离职。企业应对这样问题的处理方式，同样也适用在产假的问题上，我不会事先询问部属产假之后的规划。

　　我不先问的另一个原因，是因为这样表示不信任。如果部属会有这样的行为，应该是团队彼此的互信很低，一般的部属都会避免给主管找麻烦。我相信互信的工作关系是一步步建立起来的，我平时公平的对待部属，他们应该也会以同样的方式对我。如果真的发生那样的状况，也就认了。

　　主管面对怀孕的部属在沟通上或是交办工作上，需要有不同的考量吗？

　　我还是把怀孕的部属当一般员工，尤其是负责静态工作的员工。虽然大家都知道怀孕的人身体状况不同，要小心，但是没有人说她们不能工作，我不会特别说“你为什么还在加班？”。

　　我这样做的原因是主管应该公平，而且我不愿意凸显怀孕，一凸显它就变成问题。以后其它人怀孕，他就会觉得自己有了主管非常在意的问题，可能使得她不愿意说出来。

　　如果怀孕的人负责的是经常要跑来跑去的工作，我还是会有一点担心，我会先询问她是否可以做得到，再适时的表达关心，这是人性。

　　怀孕的员工该如何与主管沟通，让主管有最好的准备？

　　部属在沟通上最重要的就是一知道怀孕就立刻告诉主管，说明何时是预产期。如果过去有过怀孕生产的经验，最好也要告诉主管之前的怀孕经验中有什么身体不适的状况。第一次怀孕的人要在怀孕期间让主管知道身体与精神的状况，是否会影响工作。

　　从主管的角度来看，主管不希望碰到的就是危机，如果凡事能够早一点知道情况，就可以早做准备。

　　在工作的沟通上，则是因部属的层级而有不同的沟通重点。一般的员工应该与主管一起检视目前手边的工作，除了一般例行的事务性工作，有什么特别的项目、是否有项目会卡在生产期间。如果层级较高，工作沟通中就要再加上要如何把工作分配给适任职务代理人的建议。

　　不论什么层级，都应该诚实沟通，这是为自己留下好的信誉。(文/吴韵仪)